For kontrollutvalget i Oslo har det vært viktig å få kunnskap om hvordan Oslo kommune har håndtert krisen og bidra til at kommunen lærer av erfaringene. Gjennom en relativt bredt anlagt undersøkelse har Kommunerevisjonen pekt på en rekke læringspunkter eller kommet med anbefalinger vedrørende barnevern, skole, sykehjem, smittevern og samferdsel.
Gjennom en relativt bredt anlagt undersøkelse har Kommunerevisjonen pekt på en rekke læringspunkter eller kommet med anbefalinger vedrørende barnevern, skole, sykehjem, smittevern og samferdsel.
Oslo kommune, Kommunerevisjonen har i andre halvår 2020 levert tre rapporter og et notat om Oslo kommunes beredskap og håndtering av koronautbruddet. Det er også tema for deler av et beskrivende kapittel i en fersk forvaltningsrevisjon om startlån. Håndtering og konsekvenser av koronapandemien er videre gjenstand for ytterligere undersøkelser som rapporteres i 2021.
31. januar 2020 erklærte Verdens helseorganisasjon (WHO) internasjonal folkehelsekrise. 11. mars 2020 ble sentral kriseledelse i Oslo kommune satt. Dagen etter innførte regjeringen de mest inngripende tiltakene i Norge i fredstid. Det er i skrivende stund (26. januar 2021) gått over 11 måneder fra WHOs erklæring, og myndighetene frykter nå at den engelske virusmutasjonen, oppdaget i Nordre Follo, sprer seg i Oslo. Oslo kommune er i uke 4 i 2021 underlagt de strengeste tiltakene siden nedstengingen 12. mars i fjor.
Bakgrunn
Et formål med våre koronaundersøkelser har vært å raskt skaffe frem kunnskap om hvordan kommunen har håndtert koronapandemien på viktige områder. Dette for å bidra til at Oslo kommune skulle stå bedre rustet hvis koronapandemien trakk ut i tid eller i lignende situasjoner senere. Her kunne kontrollutvalget og vi som kommunens revisor, spille en viktig rolle som leverandører av undersøkelser som kan bidra til læring og forbedring.
Kontrollutvalget i Oslo ba i april 2020 Kommunerevisjonen om tanker om undersøkelser knyttet til koronautbruddet og håndteringen av den i Oslo kommune. Kommunerevisjonen foreslo å gjøre endringer i den vedtatte porteføljen av undersøkelser slik at det ble frigjort ressurser til en relativt bred oppsummering av erfaringer. Kontrollutvalget vedtok i mai 2020 at Kommunerevisjonen med umiddelbar oppstart skulle gjennomføre undersøkelse av kommunens forarbeid/beredskap, håndtering av koronapandemien etter utbruddet og ettervirkninger og følger av koronapandemien. Undersøkelsene skulle være fleksible med hensyn til hvor mye som ble gjennomført som forvaltningsrevisjon, og hvor mye som ble beskrivende oppsummering av erfaringer og læringspunkter. De tre rapportene og notatet avgitt høsten 2020 er svaret på dette.
Omprioritering av ressurser
Kontrollutvalget åpnet samtidig for omprioritering av ressurser ved at noen tidligere vedtatte prosjekter kunne utsettes/stoppes. Disse ble opptatt igjen på et senere tidspunkt.
Kommunerevisjonen foreslo også, og fikk aksept for, at flere tidligere vedtatte undersøkelser ble tilpasset koronautbruddet på noen punkter. Det gjaldt forvaltningsrevisjonene om henholdsvis arbeidet mot mobbing og vold i skolen, kvaliteten i spesialgrupper/-skoler, bydelenes bruk av startlån og støtteverktøy for krisehåndtering. I sistnevnte ble koronautbruddet case for prosjektet. Tre av disse rapporteres i første halvår 2021.
Kommunerevisjonens rapporter om koronahåndteringen
I kontrollutvalgets bestilling av koronaundersøkelser ble særlig barnevern, skole og sykehjem nevnt som viktige områder å oppsummere erfaringer og læringspunkter fra. Undersøkelsen startet derfor med disse områdene. Videre ble smittevernberedskap og samferdsel trukket særlig fram av kontrollutvalget. Disse områdene er også undersøkt.
De tre koronarapportene fra Kommunerevisjonen i andre halvår 2020 viser alle at byrådene/byrådsavdelingene og underliggende virksomheter og aktuelle selskap har nedlagt et stort arbeid og strukket seg langt for å håndtere en svært utfordrende situasjon på best mulig måte.
Rapport 11/2020 Beredskap og håndtering av koronautbruddet – erfaringsoppsummering barnevern, skole og sykehjem
Den første undersøkelsen ble rapportert i september 2020. Rapport 11/2020 omhandler områdene barnevern, skole og sykehjem. Undersøkelsen beskriver hvordan barnevern, skoler og sykehjem har håndtert den første fasen av pandemien og trekker frem aktuelle læringspunkter basert på redegjørelsen. Læringspunktene er blant annet knyttet til oppfølging av familier, barn og unge, oppdaterte planverk, informasjonstiltak, smittevernberedskap, digital kommunikasjon og fysiske omgivelser.
Kommunerevisjonen utarbeidet også i september et notat om beredskapsplaner og kapasitet på koronatelefon, smittesporing og testing etter sommerferien. Smittetrykket økte i begynnelsen av august, noe som medførte utfordringer med kommunens kapasitet til svar på koronatelefonen, smittesporing og testing. Kapasiteten ble løpende bygget opp i august. Oslo kommune hadde fra 1. september en plan for en oppskalering av kapasitet til testing til fem prosent av befolkningen per uke.
Rapport 15/2020 Barn i sårbare livssituasjoner – barnevern og skoler
Kommunerevisjonen leverte to rapporter om koronahåndteringen i desember 2020, rapport 15 og 16. Rapport 15/2020 er en forvaltningsrevisjon av oppfølgingen av barn i sårbare livssituasjoner under koronapandemien i perioden mars–september 2020. Kommunerevisjonen gjorde undersøkelser ved barneverntjenestene i to bydeler og to barneskoler. Barneverntjenestene og skolene hadde iverksatt tiltak som kunne bidra til å sikre oppfølging av barn i sårbare livssituasjoner. Undersøkelsen tyder samtidig på at det – særlig i første del av perioden – var mangler og svakheter i oppfølgingen av barn i sårbare livssituasjoner. Dette var blant annet knyttet til samtaler med barn, risikovurdering, kartlegging av elever i sårbare livssituasjoner, gjennomføring av spesialundervisning og beredskapsplaner. Rapporten munner ut i anbefalinger tilpasset dette.
Rapport 16/2020 Beredskap og håndtering av koronautbruddet – erfaringsoppsummering smittevernberedskap og samferdsel
Rapport 16/2020 er en beskrivende undersøkelse av beredskap og håndtering av koronautbruddet innenfor smittevern og samferdsel. Rapporten beskriver noen vesentlige elementer i håndteringen av smittevernberedskap og kollektivtransport og trekker frem noen aktuelle læringspunkter. Læringspunktene er blant annet knyttet til overordnet planverk, smittevernberedskap, verktøy for smittesporing og utveksling av erfaringer mellom relevante aktører.
Som et rent formidlingstiltak har Kommunerevisjonen også utarbeidet rapport 17/2020 med oppsummering av de tre rapportene og notatet som følge av kontrollutvalgets bestilling i mai.
I desember ble også forvaltningsrevisjonen om bruk av startlån levert i form av rapport 13/2020 Startlån og tilskudd til egen bolig. Rapportens beskrivende del tyder på noen mindre endringer i antallet søknader og vedtak sammenlignet med foregående år, og at saksbehandlere klarte å omstille seg til hjemmekontor. Ifølge flere bydeler førte koronatiltakene til mindre fysisk kontakt med søkere. Boligkontorene ga i stedet veiledning per telefon og e-post.
Metode
De beskrivende erfaringsoppsummeringene er i all hovedsak basert på en analyse av dokumenter. Det foreligger et omfattende datamateriale i Oslo kommunes beredskapsportal som vi tok utgangspunkt i. Kommunerevisjonen har blant annet gjennomgått relevante virksomheters beredskapsplaner, situasjonsrapporter, møtereferater, prosedyrer, eventuelle interne evalueringer og undersøkelser. Vi tilstrebet å samle inn data og analysere disse uten at det belastet de leddene i kommunen som står sentralt i arbeidet med å håndtere pandemien. Vi gjennomførte derfor i liten grad intervjuer i de beskrivende undersøkelsene.
I forvaltningsrevisjonen var metodebruken bredere og datagrunnlaget mer omfattende. Her ble det gjennomført analyse av dokumenter og statistikk og gjennomført intervjuer og spørreundersøkelser. For både de beskrivende og vurderende undersøkelsene informerte vi gjennom brev i forkant, vi avholdt møter med virksomhetene der det var aktuelt og relevante byråder/byrådsavdelinger, virksomheter og selskaper har hatt mulighet til å kommentere utkast til relevante rapporter.
__________
Roar A. Kristensen har en mastergrad i statsvitenskap og har arbeidet med forvaltningsrevisjon siden 2008. Han er seniorrådgiver i Avdeling for forvaltningsrevisjon i Kommunerevisjonen i Oslo kommune, hvor han har arbeidet siden 2014.
Lars Normann Mikkelsen er magister i sosiologi og har jobbet med forvaltningsrevisjon i Oslo kommune siden 1996, de siste årene som avdelingsdirektør og oppdragsansvarlig.
Lenke til Kommunerevisoren nr. 2/2021: