Det er som kjent strenge regler for valgbarhet til utvalget, og som hovedregel er de fleste medlemmene ikke «aktive» politikere eller medlemmer av kommunestyret. Dette skaper noen utfordringer for utvalgets funksjon og for hvordan utvalget oppfattes internt og eksternt.
Som leder av et kontrollutvalg mener jeg at en sentral del av mitt oppdrag er å gjøre utvalget mer aktuelt og synlig, slik at det oppfattes som viktigere og mer relevant av bystyret og andre politiske organer, publikum og media. Slik er det kanskje ikke alltid rundt omkring i kommune-Norge, og slik har det ikke vært i Bergen på en stund. Og jeg må understreke at jeg snakker om hvordan dette oppfattes i realiteten, i den daglige samfunnsdebatt og medievirkelighet.
For kontrollutvalget ER et viktig organ rent formelt. Men oppfattes vi også slik? Og er vi synlige og setter dagsorden?
For kontrollutvalget ER et viktig organ rent formelt. Men oppfattes vi også slik? Og er vi synlige og setter dagsorden?
Situasjonen i Bergen
Mange oppfatter bergensere som spesielle, og i denne sammenhengen er vi kanskje det. Bergen kommune er parlamentarisk styrt, vi har ikke egen kommunerevisjon, men kjøper revisjonstjenester etter omfattende anbudsprosesser, og hos oss er både leder og nestleder delvis frikjøpte med hhv. 50 og 15 prosent av full stilling. Sammen med et sekretariat med sterk juridisk kompetanse har vi derfor muligheter, tid og ressurser som ikke alle har.
Samtidig vet jeg etter å ha snakket med mange kollegaer i andre kommuner at det finnes masse kunnskap og erfaring på dette området i både store og små kommuner rundt omkring i Norge. Jeg tror at de interkommunale sekretariatene er svært viktige, ikke minst som støtte for kontrollutvalgene i mindre kommuner. Og at organisasjonene NKRF og Forum for kontroll og tilsyn (FKT) gir gode muligheter og arenaer for kompetanseheving og erfaringsutveksling vi alle sammen burde utnytte enda mer. Men hva kan vi selv gjøre bedre? Og hva har vi gjort i Bergen?
Kompetanseutvikling og rolleforståelse
Da vi tiltrådte i oktober 2019 satte vi umiddelbart kompetanseutvikling på dagsorden. Vårt kontrollutvalg har 9 medlemmer og samlet har vi lang politisk erfaring. Men man blir som kjent aldri utlært, og det er hele tiden behov for påfyll. Ny kommunelov, nye verktøy for regnskapsrevisjon, håndtering av henvendelser til kontrollutvalget, forholdet til andre tilsyns- og kontrollfunksjoner som internrevisjon og statsforvalter, kommunens håndtering av varsler og varslere samt sikkerhet og beredskap er bare noen av temaene vi har satt på dagsorden.
Vi har hatt egne temadeler i tilknytning til møtene, vi har invitert eksterne til å presentere seg; som fylkeskommunens kontrollutvalg, Statsforvalteren i Vestland og Diskrimineringsnemda, for å nevne noen. Og vi har invitert oss selv på besøk til Kontrollutvalget i Oslo, Kontrollkomiteen på Stortinget og til Riksrevisjonen. Alt dette har gitt oss kunnskap og inspirasjon til å bli et bedre og mer velfungerende utvalg.
Det starter med en god plan
Som alle andre startet vi høsten 2019 å forberede arbeidet med å lage en plan for forvaltningsrevisjoner i denne valgperioden. Jeg tror at en god plan er mye av nøkkelen til å kunne sette dagsorden og gjøre kontrollutvalget mer relevant. Det gjelder å gjøre gode analyser av risiko og vesentlighet, samt vurdere hvilke utfordringer kommunen står overfor på kort og lang sikt.
Jeg tror at en god plan er mye av nøkkelen til å kunne sette dagsorden og gjøre kontrollutvalget mer relevant.
Ettersom kontrollutvalget er eneste leverandør av saker til bystyre/kommunestyre utenom byråd/kommunedirektør, gir dette oss mulighet til å sette dagsorden. Men det krever gode og aktuelle forvaltningsrevisjoner. Vi satset derfor på å innhente innspill til temaer fra de øvrige utvalgene i bystyret, og involverte samtlige bystyremedlemmer i et såkalt «risikospill» over flere møter og som resulterte i en lang rekke gode ideer til tema for forvaltningsrevisjon.
Her var også samarbeidet med vår valgte revisor Deloitte helt avgjørende. På denne måten har vi styrket kontakten med bystyret og gitt medlemmene større forståelse for vårt arbeid. Og når rapportene etter hvert ferdigstilles og kommer til bystyret, føler medlemmene forhåpentligvis et større eierskap til sakene enn før. Jeg tror en slik prosess kan gjennomføres i både store og små kommuner med godt resultat.
Koronaprosjektet
Arbeidet med å lage planen tok lengre tid å fullføre enn planlagt. Da Norge stengte ned i mars 2020 måtte både pågående revisjoner og planarbeidet for de nye revisjonene stilles i bero. Samtidig ble det etter hvert en debatt blant bystyrets gruppeledere om hvorvidt driften av de kommunale tjenestene var tilfredsstillende, og om hvem som egentlig fattet beslutningene i kommunens daglige drift. Ulike mediesaker bekreftet bildet av at mange, og særlig sårbare grupper kom svært dårlig ut under pandemien.
Siden Kontrollutvalget hadde budsjettmidler og ledig plass til nye revisjonsprosjekter, kom ideen opp om vi ikke skulle satse på et revisjonsprosjekt som satte søkelys på pandemien? Et slikt prosjekt kunne bli krevende å gjennomføre, men ville gi en enestående mulighet til å «følgerevidere» tjenestene mens de fortsatt endret seg i tråd med erfaringene fra nedstengningen.
Vi bestemte oss for å se på tre hovedspørsmål:
- hvordan har kommunes tjenestetilbud for svake grupper fungert?
- hvordan har undervisningstilbud og læringsutbytte vært for skoleelevene?
- hvordan har arbeidsforholdene vært for kommunens ansatte?
Prosjektet vokste underveis. Vi valgte tidlig å dele opp første spørsmål i ulike undersøkelser av forskjellige grupper. Dette resulterte i hele 10 delrapporter, som har blitt behandlet individuelt. De to siste spørsmålene var gjenstand for omfattende spørreundersøkelser, intervjuer mm. og resulterte i to svært fyldige rapporter. Samlet gir rapportene et grundig bilde av hvordan Bergen kommune har håndtert pandemien, og som forhåpentligvis rettferdiggjør kostnadene (se nærmere omtale i Kommunerevisoren nr. 6/2021, side 14-19).
Det var stor interesse for vår erfaringskonferanse om prosjektet i september i år, hvor vi sammen med revisor, eksterne foredragsholdere og ledere, brukere, ansatte og tillitsvalgte i kommunen oppsummerte erfaringene med pandemien. (Dette er første gang kontrollutvalget har laget et slikt arrangement, og du finner videopptak fra konferansen på Bergen kommunes nettsider.) «Koronaprosjektet» har definitivt også bidratt til å sette dagsorden og gjøre kontrollutvalget mer aktuelt og relevant.
Det vanskeligste: Media
Det er en grunn til at medierådgivning er en av Norges mest lukrative bransjer; arbeid og strategi vs. media er krevende. Som kontrollutvalgsleder føler jeg et særskilt ansvar for å bidra til gode mediesaker om vårt arbeid, da dette er en viktig del av formidling av kontrollutvalgets saker til publikum. Det er viktig at den som uttaler seg på vegne av kontrollutvalget fremstår som saklig og kunnskapsrik. Da må man stille godt forberedt.
Men det er også viktig å tenke «journalistisk», og på forhånd ha vurdert og formulert det viktigste i f.eks. en omfattende (og ofte litt vanskelig tilgjengelig) forvaltningsrevisjonsrapport. Hva er det essensielle? Hvor er mulige konflikter? Hva betyr revisors konklusjoner og anbefalinger for kommunen, eventuelt for de ansatte eller innbyggerne? Hvis andre er uenige med revisor og kontrollutvalg, er vi forberedt på debatt og kanskje konflikt, også i media?
Mange kontrollutvalg har sikkert opplevd å bli overkjørt av sterke kommunedirektører eller kommunalt eide selskaper med store ressurser i saker hvor disse har blitt utsatt for et kritisk søkelys. Det finnes nok mye juridisk- og revisjonskompetanse i utvalg og sekretariater, men jeg tviler på at det finnes noen som har egne informasjonsmedarbeidere. Når dette leses, har FKT avholdt sin årlige «Kontrollutvalgslederskole». I år er temaet «Trenger kontrollutvalget en mediestrategi?». Det er et velkomment initiativ.
Noen praktiske råd
Mens «strategi» høres flott ut, er mediearbeid først og fremst arbeid. Det krever tid og arbeid å knytte og holde kontakt med journalister, og selge inn saker. Mange journalister spesialiserer seg, og det er viktig å kontakte journalister som man tror er interesserte i det aktuelle saksfelt.
Mange journalister spesialiserer seg, og det er viktig å kontakte journalister som man tror er interesserte i det aktuelle saksfelt.
Forvaltningsrevisjoner (og eierskapskontroller) kan ha nyhetsverdi både når de kommer inn i planen, når de bestilles og naturligvis når rapportene offentliggjøres. En interessert journalist tar derfor ofte kontakt flere ganger, og ikke sjelden ber journalisten om å være alene eller først med en sak om en bestemt rapport. Dette gir som regel best mediedekning, og kan løses med varsling i det saken blir offentlig.
Hos oss er det jeg som har den type kontakt med journalister, mens sekretariatet skriver nettsak i det rapportene legges ut på våre sider. (Det er også viktig at øvrige medlemmer i kontrollutvalget omgående varsles når saker blir offentlig, dersom de ikke har hatt tilgang til rapporten før.) En spesielt interessert journalist kan dermed få et forsprang på noen timer før andre oppdager at saken er blitt offentlig.
Og min oppfatning er at formidling via media er viktig for en opplyst offentlig debatt som igjen styrker kontrollutvalgets status som et viktig og relevant organ.
Andre ganger trenger journalisten hjelp til å forstå saken og finne riktig vinkling. I dagens medievirkelighet er den slags samarbeid og hjelp stadig viktigere dersom man skal få oppslag. Og min oppfatning er at formidling via media er viktig for en opplyst offentlig debatt som igjen styrker kontrollutvalgets status som et viktig og relevant organ.
___________________________________
Lenke til kontroll & revisjon nr. 6/2022: