Det er i år 30 år siden kontrollutvalget ble et lovpålagt organ i kommunene. Oppstarten var krevende for mange kommuner – ikke minst fordi endringen trådte i kraft midt i kommunestyreperioden 1991-1995. Fra samme tidspunkt ble også kravet om forvaltningsrevisjon tatt inn i kommuneloven. Samlet framsto disse endringene som betydelige for de folkevalgte og ikke minst for revisjonsvirksomhetene, som inntil en lovendring i 2004, også ivaretok sekretariatsoppgaven for kontrollutvalgene.
Kontrollutvalgene har altså vært i funksjon i sju hele og én halv kommunestyreperiode. Mye har skjedd til det bedre i disse årene, blant annet fikk utvalgene dedikerte sekretariater som en direkte følge av at kommuneloven åpnet for konkurranseutsetting av revisjonstjenestene fra 1. juli 2004.
Etter en større lovendring i kjølvannet av utredningen «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» (2009) ble møtene i kontrollutvalgene som hovedregel åpne fra 2013. Samtidig ble det tatt inn i loven at kontrollutvalget skulle velges i det konstituerende møte etter valg av ordfører, varaordfører og formannskap og før valg av alle andre organ. Valgbarhetsreglene for kontrollutvalg har også ved flere anledninger – senest i kommuneloven gjeldende fra oppstarten av valgperioden 2019-2023, blitt strammet inn og klargjort siden starten i 1993.
Innledning
Spørreundersøkelsen ble gjennomført elektronisk i første halvdel av januar 2023. Hensikten var å få fram kontrollutvalgsmedlemmenes synspunkter og erfaringer på tampen av valgperioden. Resultatene, sammen med konkrete råd fra respondentene til nye kontrollutvalg, vil gi oss og bedriftsmedlemmene et godt grunnlag for å hjelpe de nye utvalgene ved oppstarten av neste valgperiode til høsten.
I denne artikkelen gis det en oppsummering av resultatene fra undersøkelsen samt hovedtrekkene i de foran nevnte rådene til nye kontrollutvalg.
Om respondentene
Av de 1672 inviterte, var det 679 som fullførte undersøkelsen, og av disse var 42 prosent kvinner og 58 prosent menn. Hele 64 prosent av respondentene var 60 år eller eldre, mens kun 5 prosent var yngre enn 40 år. Respondentene fordelte seg representativt mellom de ulike fylkene.
Svarene fordelte seg 22 og 78 prosent mellom hhv. utvalgsledere og -medlemmer. Hele 64 prosent av respondentene er inne i sin første periode i kontrollutvalget. 22 prosent er i sin andre periode, 11 prosent i sin tredje mens 4 prosent har vært med i minst fire perioder.
Politisk fordelte respondentene seg med 51 prosent fra rødgrønn «blokk», 36 prosent fra blå «blokk» og 13 prosent fra «annet» (f.eks. bygdelister o.l.).
Hva er viktig for å utøve rollen best mulig?
Respondentene ble spurt om i hvilken grad åtte utvalgte områder var viktig for at kontrollutvalget skulle utøve rollen sin best mulig. På en skala fra 1 til 10 skåret «Kompetansen i sekretariatet» og «Kontrollutvalgets kunnskap om kommunens oppgaver og tjenester» høyest (8,9), tett fulgt av «Kontrollutvalgets samlede kunnskapsnivå om kontrollutvalgets rolle og oppgaver» (8,7).
Undersøkelsen avdekket ikke store avvik fra topp til bunn, se figur 1 nedenfor. Nederst kom «Kontrollutvalgets kunnskap om regnskapsrevisjon» (7,4) og «Kontrollutvalgets kunnskap om eierskapskontroll» (7,8).
Hvor fornøyd er man med eget kontrollutvalgs faktiske arbeid og rammebetingelser?
For å sammenligne hva respondentene mente er viktig med hvor fornøyd man er med den faktiske opplevelsen, ble de spurt om i hvilken grad man var fornøyd med eget kontrollutvalgs faktiske arbeid og rammebetingelser på de samme åtte områdene som foran.
«Kompetansen i sekretariatet» skåret også her høyest (8,6). Deretter følger «Kompetansen i revisjonen» (8,2) og «Budsjettrammen for kontrollarbeidet i kommunen» (7,9). Heller ikke her var det store avvik fra topp til bunn, se figur 2 nedenfor. «Kontrollutvalgets kunnskap om regnskapsrevisjon» og «Kontrollutvalgets kunnskap om eierskapskontroll» skåret også her lavest (7,1).
Gap-analyse – viktig versus fornøyd
Figur 3 nedenfor viser gapet på de ulike områdene mht. hva respondentene mente var viktig for å utøve rollen best mulig (blå graf) versus hvor fornøyd de var med eget kontrollutvalgs faktiske arbeid og rammebetingelser på de samme områdene (rød graf).
Gap-analysen viste ingen områder med signifikante forskjeller. Men med unntak av området «Budsjettrammen for kontrollarbeidet i kommunen» hvor det var samsvar, viste undersøkelsen at respondentene gjennomgående på de andre områdene, var mindre fornøyd med de faktiske forholdene versus hva de mener var viktig. Dette peker tydelig i retning av at det er rom for forbedringer.
Dette peker tydelig i retning av at det er rom for forbedringer.
Størst var gapet når det gjaldt «Kontrollutvalgets kunnskap om kommunens oppgaver og tjenester» (8,9 vs. 7,7) og «Kontrollutvalgets samlede kunnskapsnivå om kontrollutvalgets rolle og oppgaver» (8,7 vs. 7,7). På de neste plassene fulgte «Kontrollutvalgets kunnskap om eierskapskontroll» (7,8 vs. 7,1) og «Kontrollutvalgets kunnskap om forvaltningsrevisjon» (8,0 vs. 7,4).
I motsatt ende er det gledelig å konstatere at kompetansen til kontrollutvalgets gode hjelpere viste små avvik – «Kompetanse i sekretariatet» (8,9 vs. 8,6) og «Kompetansen i revisjonen» (8,4 vs. 8,2). Sekretariatet og revisjonen er kontinuitetsbærerne i dette forholdet.
Det er derfor betryggende at undersøkelsen viste at disse leverer nær opp til forventningene og samtidig har et godt grunnlag for å tette gapene som avdekkes når det gjelder kontrollutvalgets kunnskaper. Erfaringsmessig er det nettopp disse aktørene som må stå for kunnskapsformidlingen til de nye kontrollutvalgene.
På ett område – «Budsjettrammen for kontrollarbeidet i kommunen», viste gap-analysen ingen avvik. Dette er kanskje overraskende for mange? Ofte er det jo slik at det ropes på mer penger for å tette gapet mellom forventninger og faktisk opplevelse. Men dette synes altså ikke å være tilfelle her.
Svarene viste ingen store forskjeller når vi fordelte de på respondentenes fartstid og rolle (leder/medlem).
Har kommunestyret god forståelse for kontrollutvalgets betydning for kommunestyrets kontrollansvar?
Respondentene ble bedt om å ta stilling til påstanden om at «vårt kommunestyre har god forståelse av kontrollutvalgets betydning for kommunestyrets kontrollansvar». Skalaen gikk fra 1 (svært uenig) til 6 (svært enig).
Til sammen 40 prosent sa seg svært enig (12 prosent) eller delvis enig (28 prosent) i dette, men nesten halvparten av respondentene la seg midt på skalaen med 4 (32 prosent) og 3 (15 prosent). Utvalgslederne var i mindre grad enig i påstanden enn de menige medlemmene.
Dette viser tydelig at det også i kommunestyrene er behov for kunnskap om kontrollutvalgets rolle og plass i den kommunale egenkontrollen.
Dette viser tydelig at det også i kommunestyrene er behov for kunnskap om kontrollutvalgets rolle og plass i den kommunale egenkontrollen.
Vi er kjent med at KS tar dette temaet på alvor i sitt folkevalgtprogram for neste valgperiode. I tillegg må selvsagt kontrollutvalget i hver enkelt kommune benytte anledningene som byr seg, når de er synlige i ulike saker i kommunestyret.
Bruker kommunestyret tilstrekkelig tid på behandlingen av sakene fra kontrollutvalget?
Den neste påstanden respondentene tok stilling til var om «vårt kommunestyre bruker tilstrekkelig tid på behandlingen av sakene fra kontrollutvalget». Skalaen var identisk med påstanden foran.
Omtrent en av tre sa seg svært enig (7 prosent) eller delvis enig (28 prosent), men nesten halvparten av respondentene la seg også her midt på skalaen med 4 (28 prosent) og 3 (19 prosent).
Bidrar kontrollutvalgets arbeid til forbedring i kommunen?
Respondentene ble deretter bedt om å ta stilling til påstanden om «kontrollutvalgets arbeid bidrar til forbedring i vår kommune». Skalaen var den samme som for de to foregående.
Svarene viste høy grad av tilfredshet med utvalgets arbeid. Nærmere ni av ti sa seg helt eller delvis enig i denne påstanden, og hele 27 prosent sa seg svært enig.
Respondentene var rimelig samstemte
Når vi ser på svarene på de tre foran nevnte påstandene fordelt på respondentenes politiske ståsted var det små forskjeller, men de som verken tilhører rødgrønn eller blå «blokk» (3,9) mente at kommunestyret har litt dårligere forståelse av kontrollutvalgets betydning for kommunestyrets kontrollansvar enn svarene totalt (4,2).
Tilsvarende viste svarene små geografiske forskjeller. Men respondentene fra Vestfold og Telemark (4,5) og Møre og Romsdal (4,4) ga litt høyere skår, mens svarene fra Vestland (3,9) viste lavere skår enn landsgjennomsnittet (4,2) på det samme temaet.
Respondentene fra Vestfold og Telemark (4,4) gir også høyere skår enn resten av landet (3,9) på påstanden om at kommunestyret bruker tilstrekkelig tid på behandlingen av sakene fra kontrollutvalget.
Respondentenes kjønn og alder viste marginale forskjeller når det gjelder alle de tre foran nevnte påstandene. Det samme gjaldt for respondentenes fartstid i utvalget, og hvorvidt respondentene var ledere eller medlemmer og representerer kommune eller fylkeskommune.
Er det vanskelig eller lett å få opplysninger fra kommunen?
Vi spurte respondentene om de oppfattet at det er vanskelig eller lett å få opplysninger fra kommunen i saker utvalget behandler. Skalaen var også her tilsvarende (1 = svært vanskelig til 6 = svært lett).
Nærmere to tredeler svarte at det var svært (25 prosent) eller ganske lett (38 prosent) å få opplysninger fra kommunen. Kun 1 prosent svarte at det er svært vanskelig.
Det var ikke store forskjeller i svarene når de fordeles på respondentenes politiske ståsted, men de rødgrønne (4,9) mente det er litt lettere, og de som verken tilhører rødgrønn eller blå «blokk» (4,4) mente det var litt vanskeligere enn svarene totalt viser (4,7). De blå svarte likt som landsgjennomsnittet.
Undersøkelsen viste noen geografiske forskjeller. Vestfold og Telemark (5,1) og Rogaland (5,0) lå noe over snittet, mens Nordland (4,5) lå litt under. For de øvrige variablene viste svarene marginale forskjeller, men de eldste (70 år eller eldre) skåret noe høyere (5,0) og tilsvarende svarte respondentene fra fylkeskommunene (5,3) at det var lettere enn svarene fra kommunene (4,7).
Er det gitt tilstrekkelig opplæring?
Respondentene ble også spurt om i hvilken grad man har fått tilstrekkelig opplæring i oppgaven som kontrollutvalgsmedlem. Skalaen var som for de øvrige spørsmålene (1 = i svært liten grad til 6 = i svært stor grad).
Her svarte ca. halvparten at de i svært (6 / 11 prosent) eller ganske (5 / 38 prosent) stor grad har fått tilstrekkelig opplæring. Under 10 prosent svarte i svært (1 / 3 prosent) eller ganske (2 / 6 prosent) liten grad.
Igjen lå de som verken tilhører rødgrønn eller blå «blokk» (3,9) litt under det svarene totalt viste (4,3). Ellers var respondentene fra Viken (4,6) og Agder (4,6) mest fornøyd og Trøndelag (3,9) og Nordland (3,9) minst fornøyd. Tilsvarende var de eldste (70 år og eldre) litt mer fornøyd (4,5) enn snittet (4,3). Ikke overraskende økte også graden av fornøydhet med respondentenes fartstid i kontrollutvalget.
Ikke overraskende økte også graden av fornøydhet med respondentenes fartstid i kontrollutvalget.
Tilsvarende var lederne (4,5) litt mer fornøyde med opplæringen enn medlemmene (4,2).
Ønsker du gjenvalg?
Det neste spørsmålet i undersøkelsen lød «Dersom du får muligheten, ønsker du å være medlem av kontrollutvalget også i neste periode?». Her svarte 46 prosent ja, 26 prosent nei og 27 prosent vet ikke/usikker.
Også her avvek svarene fra de som verken tilhører rødgrønn eller blå «blokk» (39, 30 og 31 prosent) noe. De rødgrønne (48, 26, og 26 prosent) og blå (47, 25 og 28 prosent) lå nær opp til svarene totalt.
Videre var respondentene som er 50 år eller eldre mer positive til gjenvalg enn de under 50.
De største geografiske avvikene fant vi for respondentene fra Viken (53, 22 og 25 prosent) og Agder (57, 30 og 13 prosent). Videre var respondentene som er 50 år eller eldre mer positive til gjenvalg enn de under 50. Det samme gjaldt de som representerer kommunene (47 prosent) versus fylkeskommunene (33 prosent) Ønsket om gjenvalg viste en viss nedgang jo lengere fasttid i utvalget respondentene har. Når det gjelder kjønn og posisjon (leder/medlem) viste svarene små forskjeller.
Gode råd til nye kontrollutvalgsmedlemmer
Vi avsluttet vår undersøkelse med spørsmålet «Hva ville du gitt som råd til nye kontrollutvalgsmedlemmer?». To tredeler av respondentene svarte, og mange trakk fram flere aspekter i sine råd.
Tilbakemeldingene viste at dette tillitsvervet er et interessant, men krevende verv å tre inn i.
Tilbakemeldingene viste at dette tillitsvervet er et interessant, men krevende verv å tre inn i. Det faktum at undersøkelsen viste at nesten to tredeler var inne i sin første periode, samt at litt under halvparten kunne tenke seg gjenvalg, gjør ikke dette mindre utfordrende med tanke på neste kommunestyreperiode.
Behovet for opplæring var – ikke overraskende – et råd som går igjen i svært mange av svarene. Det ble anbefalt at det så tidlig som mulig i perioden, blir gitt opplæring om kontrollutvalgets mandat, oppgaver og handlingsrom og om kommunens organisering, oppgaver og virksomhet.
Mange pekte også på at kommunestyrene må få tilstrekkelig informasjon om kontrollutvalgets rolle og plass i systemet. God rolleforståelse mellom partene i den kommunale egenkontrollen ble trukket fram som en avgjørende suksessfaktor.
God rolleforståelse mellom partene i den kommunale egenkontrollen ble trukket fram som en avgjørende suksessfaktor.
Dette med god, og ikke minst gjensidig respekt og rolleforståelse, stemmer godt overens med våre erfaringer etter å ha fulgt mange problematiske saker fra sidelinjen siden oppstarten i 1993.
Ved starten av denne kommunestyreperioden skrev presseveteran og spaltist Gunnar Bodahl-Johansen et debattinnlegg i Fredrikstad Blad med overskriften «Kontrollutvalget er ikke et politisk hvilehjem».
Rådene i vår undersøkelse underbygger dette utsagnet, og de kan sammenfattes med følgende anbefalinger: Møt forberedt, still spørsmål, lytt til innbyggerne og andre politikere og ikke minst vær engasjert, nysgjerrig, åpen, modig, utholdende, konstruktiv, løsningsorientert og synlig.
Kontrollutvalget skiller seg på flere områder fra de øvrige folkevalgte organene i kommunen. Det mest åpenbare, men like fullt ofte så vanskelige, er å legge igjen partipolitikken utenfor møterommet. De fleste medlemmene har tross alt en partitilknytning og politikken godt plantet i ryggmargen.
Rådene i undersøkelsen viste også dette aspektet. Utsagn som gikk igjen, er at utvalget skal opptre som et kollegialt organ, og det bør så langt det er mulig, tilstrebe konsensus. Utvalgets arbeid skal foregå i møter, og enkeltmedlemmer må holde seg unna sololøp. Utvalget skal verken opptre som domstol eller klageorgan. Det skal heller ikke være en arena for politiske omkamper.
Utsagn som gikk igjen, er at utvalget skal opptre som et kollegialt organ, og det bør så langt det er mulig, tilstrebe konsensus.
Hovedoppgaven er litt forenklet sagt å bringe fram et objektivt faktagrunnlag til kommunestyret, som er kontrollutvalgets oppdragsgiver, og dermed det organet som skal treffe beslutninger i de ulike kontrollsakene.
Mange trakk fram viktigheten av at utvalget spiller hverandre gode og bruker utvalgets samlede kompetanse og komplementære ferdigheter i sitt arbeid.
Mange pekte også på utvalgets gode hjelpere og kontinuitetsbærere – sekretariatet og revisjonen. Bruk de for alt de er verdt, svarte noen.
Mange pekte også på utvalgets gode hjelpere og kontinuitetsbærere – sekretariatet og revisjonen. Bruk de for alt de er verdt, svarte noen. Men samtidig sa flere at utvalget ikke skal legge seg flate for de profesjonelle aktørene i dette arbeidet og ta alt de blir presentert for god fisk. Det er lov å stille spørsmål, be om utdypende forklaringer og å være kritisk til det som blir lagt fram for utvalget.
Avslutning
Etter lokalvalget til høsten er det, som Jan Eggum synger «på’an igjen», med nye kontrollutvalg i landets kommuner og fylkeskommuner. Hvis vi legger tallene i vår undersøkelse til grunn, og som stemmer godt overens med tidligere erfaringer, kan vi anta at langt over 1 000 medlemmer går inn i sin første periode i et kontrollutvalg.
Sammen med våre bedriftsmedlemmer i kontrollutvalgssekretariatene og revisjonene, skal NKRF ta sin del av ansvaret for oppgaven med å sette de nye kontrollutvalgene i stand til at det også i neste kommunestyreperiode, gjøres mye godt kontrollarbeid rundt om i kommune-Norge.
NKRFs visjon er å være på vakt for fellesskapets verdier, og sammen med medlemmene skal vi skape tillit og bidra til læring og forbedring i kommunene. De nærmere 450 rådene fra Kontrollutvalgsundersøkelsen 2023 gir oss et godt utgangspunkt.
Vi vil som vanlig utarbeide et opplegg som bedriftsmedlemmene kan benytte seg av i sine lokale opplærings- og informasjonsaktiviteter overfor de nye kontrollutvalgene, og gjerne i samarbeid med kontrollutvalget overfor de nye kommunestyrene og fylkestingene.
Vår undersøkelse viser et tydelig behov for at også det øverste folkevalgte organet, har behov for god kunnskap om sitt eget kontrollorgan og om aktørenes ulike roller samt rammeverket for den kommunale egenkontrollen.
Vår undersøkelse viser et tydelig behov for at også det øverste folkevalgte organet, har behov for god kunnskap om sitt eget kontrollorgan og om aktørenes ulike roller samt rammeverket for den kommunale egenkontrollen.
_____________________________
Lenke til kontroll & revisjon nr. 3/2023: