E-posten ble sendt fra kommunens advokat til (den daværende) rådmannens advokat. KS-advokaten skal ifølge kommunen ikke ha hatt mandat til å drive saksbehandling i personalsaken.
Etter Sivilombudets syn er det flere ting somt taler for at innholdet i den aktuelle e-posten er relatert til personalsaken, og at dokumentet skulle vært arkivert og journalført av Porsgrunn kommune.
Etter Sivilombudets syn er det flere ting somt taler for at innholdet i den aktuelle e-posten er relatert til personalsaken, og at dokumentet skulle vært arkivert og journalført av Porsgrunn kommune.
Sivilombudet er enig med kommunen at det i utgangspunktet ikke kan gis innsyn etter offentleglova § 3, jf. § 4, i et dokument som kommunen ikke besitter.
Sivilombudet er kommet til at det er begrunnet tvil om Porsgrunn kommune har overholdt arkiv- og journalføringsplikten sin i denne saken. Den mangelfulle arkiveringen og journalføringen kan dermed ha fått betydning for behandlingen av innsynskravet.
Ombudet ber Porsgrunn kommune om å innhente de dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med det konkrete oppdraget og sendt mellom KS-advokaten og rådmannens advokat, og vurdere om disse er arkiv- og journalføringspliktige. Kommunen bes også vurdere om det kan eksistere andre dokumenter i saken som ennå ikke er arkivert og eventuelt journalført.
Ombudet ber videre kommunen om å vurdere innsynskravet til klageren på nytt, herunder undersøke hvorvidt det eksisterer saksdokumenter av en slik art klageren beskriver, og vurdere innsynskravet opp mot disse.
Sivilombudet har merket seg at kommunen vil sørge for bedre rutiner i framtiden. Kommunen bes særlig ha rutiner som sikrer at kommunen mottar alle relevante saksdokumenter ved bruk av eksterne oppdragstakere.
Ombudet ber om å bli holdt orientert om kommunens oppfølging, og eventuelle nye avgjørelser som fattes i saken. Porsgrunn kommune gis frist til 7. februar 2025 med å gi ombudet en orientering.
Kilde: Sivilombudet